2004年4月20日至23日，武汉市第四期行政机关公文处理培训班在阳逻山庄举行。市直委、办、局、大型企事业单位200余名从事公文处理工作的同志参加了培训。武汉大学张清明教授、市政府办公厅张东风、吴远南等同志分别就文书工作的定义起源和早期作用、公文写作要求、格式、行文规则和公文办理等专题作了生动的讲解。通过学习，受益匪浅。
一、进一步提高对公文处理工作的地位和作用的认识。
公文是在行政管理过程中形成的具有法定效力和规范体式的文书，是进行公务活动的重要工具。它具有鲜明的政策性、法定的权威性、严格的规范性和较强的时效性。起着传达政令、指导工作、进行公务联系、记载凭证的作用。
公文是一个单位的名片，其公文质量、办文效率代表单位的形象，反映机关工作作风和管理水平。
公文处理包括公文的办理、管理、整理(立卷)、归档等，相互关联、衔接有序，是一个单位不可缺少的一项基础性工作。熟练掌握公文和公文处理的基本知识，是机关工作人员特别是办公室工作人员的一项基本功，也是各级领导干部应具备的基本素质。
二、进一步增强贯彻落实“公文处理办法”的自觉性。
2000年，国务院以国发[2000]23号文发布了《国家行政机关公文处理办法》，提升了公文处理的法律效力和权威性。它规范了公文处理的原则、种类、格式、程序及基本要求，既是我国行政机关公文处理工作经验和制度的科学总结，也是贯彻依法行政方针的有力措施；既是文秘工作人员进行公文处理工作的基本规范和准则，也是领导和文秘工作人员必读的教科书。市人民政府为落实国发[2000]23号文，以武政[2002]2号文颁发了《武汉市国家行政机关公文处理实施细则》，是规范我们公文处理的法定文件。“公文处理办法”是公文处理工作的总指南，在实际工作中必须贯彻落实。
三、进一步明确公文处理的基本规则。
《办法》是公文处理的基本准则，《细则》是我们做好日常公文工作的行为指南，无论哪一级机关都应遵守。要按照《办法》和《细则》的规定，制定公文处理规则和相关工作制度。一是进一步明确运行规则的适用范围。要求从领导到机关每一名与公文处理工作发生联系的工作人员都必须统一遵照执行，特别是领导在带头执行的基础上，对公文签批应严格把关。二是要明确办公室的职责。办公室是公文处理、运转的枢纽，办文、办会、办事是办公室基本职责，要按照集中统一的原则，全权负责公文的收发、登记、分办、拟办、传递、审核、呈批、催办、用印、归档、销毁等工作。三是要明确收文的呈批程序:①由办公室统一签收、拆封，根据内容将收文分为阅件和办件。阅件，办公室按规定范围分送或组织传阅；办件，由办公室附上公文处理单，按呈批程序办理。②对上来文(办件)，一般应由办公室主任提出拟办意见,呈送分管领导同志批办，其重要文件要送主要领导同志批办。③对下来文(办件),办公室主任可直接批请有关处室承办；重要的，由办公室主任提出拟办意见呈分管领导批办。④一般情况下领导不越过办公室直接受理文电（此种情况容易造成漏办和督办不力），基层单位应填用签报件。四是要明确发文的签发权限：①由办公室统一登记、编发文字号、用印、封发、审核把关，否则，领导不予签发；②向上级部门报送的文件,要由主要负责人签发。院除了制定公文运转规则外，还应制定配套的制度，这些制度主要包括:部门的公文审批，公文审核把关、文电保密、公文催办和公文立卷归档制度等。
四、结合实际，改进现行公文处理工作。
（一）规范公文格式。公文一般由16个部分组成，其中发文机关标识(红头)、发文字号、标题、主送机关、正文、成文日期、印章、主题词、印发机关和印发日期等组成部分是必不可少的。如果是上行文，必须注明签发人姓名，其中:“请示”、“意见”还必须在附注处注明联系人的姓名和联系电话（而在我们的日常工作中，有的公文没有文头，有的公文没有加盖印章，“请示”、“意见”基本上都没有注明签发人姓名，也没注明联系人的姓名和联系电话，有的没有标注主题词）。公文用纸统一采用国际标准A4型（有些单位至今仍采用16开型甚至B5型）。
（二）注意文种。在上行文中，一般只用“报告”和“请示”。报告仅用以报告工作，不要求批复；请示则是一事一请，有请必复；“意见”用于上级对下级工作安排；“函”为平行之用（目前存在“请示”、“报告”不分，用“报告”请示工作，或者在“报告”中夹带请示事项，或者本应使用“意见”、“请示”的却写成了“报告”）。另外，不相隶属机关之间相互请求批准和答复审批事项应当用“函”这个文种（如院向财政、计委申请经费、项目等），而不应使用“报告”或“请示”。
（三）注意数、量词的使用。在同一份文件里要求数、量词一致，涉及到同一单位或个人的称呼前后要求统一。
（四）严把审核关。在一份文件中要求文字、标点、语句、层次序号规范、连贯，同一层次的标题字型字号要求一致[如：层次结构应用一、（一）、1、（1）四种]；引用文件要注明发文字号；印发前至少需“三校”（印刷、拟文、审核）。
（五）加强印发管理。文件排版要符合行政机关公文格式的国家标准，缮印要清晰，文面无污染，装订不能出现颠倒、重复、遗漏、白页，折叠切裁要整齐。
（覃守俊 姚传武 韩艳云 方刚供稿）
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